W dzisiejszym, dynamicznym świecie, w którym konkurencja jest zacięta, a praca realizowana jest zza ekranu komputera, budowanie partnerskich relacji z klientem jest ważnym elementem funkcjonowania biznesu. Niezależnie od tego, czy pracujesz w dużej, międzynarodowej firmie czy prowadzisz butikową agencję PR, tworzenie pozytywnych i trwałych relacji z klientem powinno być wysoko na liście Twoich celów.
Dlaczego to takie ważne? Ponieważ „związki biznesowe” budowane na zaufaniu i ekspertyzie to fundamenty udanej i często wieloletniej współpracy, a agencja PR w oczach klienta przestaje być jedynie dodatkowymi rękami do pracy, a staje się partnerem w tworzeniu komunikacji.Oczywiście zaufanie nie pojawia się natychmiast, to proces, który wymaga czasu i wysiłku, ale efekty są warte zachodu.
Jak zatem tworzyć relacje szyte na miarę?
Zrozumienie potrzeb
Pierwszym krokiem w budowaniu trwałej relacji z klientem jest zrozumienie jego potrzeb, oczekiwań i celów, zarówno w kontekście strategii komunikacji jak i codziennej pracy. To oznacza aktywne słuchanie i zadawanie właściwych pytań. Im lepiej poznasz klienta, tym łatwiej dostosujesz swoje działania do jego potrzeb. Zrozumienie, że każdy klient jest inny i ma unikalne potrzeby, jest kluczowe. Dla jednych priorytetem jest zwiększenie widoczności w mediach, dla innych budowanie wizerunku eksperta w danej dziedzinie. Ważne jest, aby nie przykładać do każdego z nich tej samej kalki, nie używać tych samych narzędzi i identycznych schematów zarówno w kontekście tworzenia komunikacji jak i codziennej pracy z klientem. Strategia, czy styl działania który okazał się sukcesem u jednego klienta niekoniecznie przyniesie oczekiwane efekty u kolejnego.
Utrzymuj regularny kontakt z klientem
Kluczowy jest bieżący kontakt z klientem, informowanie go o postępach, nowościach i działaniach jakie są podejmowane w ramach pracy nad projektem. W ten sposób pokazujesz, że nad wszystkim panujesz a projekt nie stoi w miejscu. Zaczynasz kampanię, przygotuj harmonogram pracy, ustal regularne spotkania statusowe, podczas których omówicie, na jakim etapie projektu jesteście, co już się zadziało, a co jeszcze przed wami. Staraj się, tak dostosować narzędzia codziennej komunikacji z klientem, żeby nie musiał on pytać Cię o postępy w pracy, ponieważ będzie to już wiedział. W ten sposób zapewniasz klientowi poczucie bezpieczeństwa i zaufanie, że panujesz nad prowadzonymi działaniami.
Nie bądź jedynie przekaźnikiem informacji
Klient oczekuje od agencji PR nie tylko profesjonalizmu, trzymania ręki na pulsie, ale także głębokiej wiedzy i ekspertyzy w dziedzinie komunikacji. Zatem unikaj bycia forwad managerem. Nie stawiaj się w pozycji przekaźnika informacji, a zamiast tego bądź ekspertem, który potrafi przeanalizować zdobyte treści i uargumentować składane rekomendacje. W ten sposób z budujesz się w oczach klienta, który widzi w Tobie partnera do pracy z nie jedynie podwykonawcę.
Bądź na bieżąco z trendami
Klienci zaufają agencji PR, która nie tylko jest na bieżąco z najnowszymi trendami i narzędziami w dziedzinie komunikacji, ale która potrafi je także odpowiednio implementować. Bycie na bieżąco ze zmieniającymi się tendencjami pozwala wychodzić poza oczekiwania i dostarczać innowacyjne i skuteczne rozwiązania. To, co działało w przeszłości, niekoniecznie musi sprawdzić się teraz, a agencja PR z odpowiednią wiedzą i kreatywnością potrafi dostarczyć klientowi strategię komunikacyjną, która przyniesie prawdziwą wartość. Dąż zatem do ciągłego doskonalenia i rozwoju ekspertyzy.
Wyjdź z on-line
Dzisiaj większość firm pracuje w systemie zdalnym lub hybrydowym, a to wpływa na osobiste kontakty z klientami. Spotkania odbywają się zazwyczaj on-line, a ciężar bieżącej komunikacji spoczywa na mailach i telefonach. Bywa tak, że klient i agencja pracujący ze sobą przez wiele miesięcy, nigdy nie mieli okazji do osobistego spotkania. A przecież regularne kontakty oparte na spotkaniach twarzą w twarz, odgrywają kluczową rolę w budowaniu trwałych relacji. To właśnie podczas bezpośrednich spotkań możliwe jest nawiązanie głębszego zrozumienia potrzeb i celów klienta, co pozwala na dostosowanie naszych usług do ich konkretnych oczekiwań. Ponadto, obecność fizyczna tworzy atmosferę zaufania i buduje więź, która nie tylko ułatwia komunikację, ale także umożliwia lepsze rozwiązywanie problemów i skuteczniejsze planowanie działań. Wspólnie wypita kawa sprzyja także bardziej otwartym dialogom a spotkanie odbywa się nie tylko z klientem ale z człowiekiem. Dlatego inwestowanie czasu w regularne spotkania w realu powinno być nieodłącznym elementem naszej pracy.
Warto zrozumieć, że budowanie zaufania nie jest jednorazowym wysiłkiem, ale długotrwałym procesem, a korzyści, jakie przynosi, są trwałe i wpływają na długoterminowy sukces firmy. Klienci, którzy ufają swojej agencji, są skłonni nie tylko pracować z nią latami, ale także polecać jej usługi innym. Dlatego warto inwestować czas i wysiłek w rozwijanie relacji opartych na zaufaniu z klientami.
Magdalena Białek
Client Service Director
